Organisatie
Werken bij Gooise Meren is samen wonen, werken, ondernemen en plezier maken in een groen gebied met een rijke geschiedenis.
Gooise Meren is de jongste gemeente van het Gooi. Sinds 1 januari 2016 is de gemeente ontstaan uit een fusie van Bussum, Muiden, Muiderberg en Naarden. Het gebied barst van de historie en cultuur en staat bekend om zijn prachtige natuurgebieden en waterrijke omgeving aan het Naardermeer en IJmeer.
De gemeente heeft ongeveer 58.000 inwoners en 420 medewerkers. Al deze mensen zijn verschillend. In interesses, overtuigingen, afkomst, leeftijd en passies. We vinden het belangrijk om dit terug te zien in onze organisatie; diversiteit zorgt voor rijkere inzichten en betere resultaten.
Samen met inwoners, ondernemers en andere partijen werken we aan een omgeving waarin iedereen zich thuis voelt. Samen zoeken we continu naar mogelijkheden om Gooise Meren te blijven verbeteren.

Context van de opdracht
De archiefdiensten van Gooise Meren en Huizen en het Streekarchief Gooi en Vechtstreek staan aan de vooravond van de besluitvorming over een fusie tussen beide archiefdiensten.

Mede door de digitaliseringsopgave zijn de taken van beide archiefdiensten in de loop van de tijd steeds omvangrijker geworden. Het samengaan van de archiefdiensten is een uitgelezen kans om te komen tot een robuuste organisatie die toegerust is voor de uitvoering van de wettelijke taken ten behoeve van de deelnemende gemeenten en samenwerkingsverbanden. Met een bundeling van krachten, gezamenlijke investeringen en extra expertise gaat dat lukken.

Als Projectleider Fusie Archiefdiensten ga je aan de slag voor zowel de gemeente Gooise Meren als de gemeente Hilversum. Jouw werk is afwisselend en uitdagend, omdat je op meerdere locaties en binnen meerdere teams samenwerkt. Je schakelt zowel op bestuurlijk niveau als met de ambtelijke organisatie(s) om de gestelde projectdoelen te bereiken.

Opdracht:

• Tot bestuurlijke besluitvorming te komen voor de fusie tussen de archiefdiensten van Gooise Meren en Hilversum. Je stuurt actief op de gestelde deadlines en draagt zorg dat de benodigde documentatie tijdig beschikbaar is;  
• Het opstellen en uitvoeren van het implementatieplan ten behoeve van de fusie van beide archiefdiensten. Vanuit je rol als projectleider ben je het aanspreekpunt voor de archivaris en betrokken managers. Samen werken jullie toe naar 1 sterk samenwerkingsverband tussen de beide gemeentes;

Minimumeisen / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie;

Gunningscriteria (weging)
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in de afgelopen 5 jaar (30 punten);
4. Aantoonbare kennis en werkervaring van de primaire taken (zoals collectiebeheer, toezicht en advies en dienstverlening) van de archiefdiensten (20 punten);
5. Aantoonbare werkervaring bij het schrijven van implementatieplannen (20 punten);
6. Maximaal uurtarief van 110 euro,- exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer en werk-werk verkeer (15 punten);
7. Beschikbaar voor minimaal 18 uur per week (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent een stevige persoonlijkheid;
• Je bent een verbinder en hebt oog voor de diverse belangen die in een politieke context spelen. Je hebt voelsprieten voor wat er speelt en leeft in de organisatie en in de samenleving en neemt dit mee in jouw manier van communiceren;
• Je werkt hands-on en bent proactief ingesteld;
• Je bent een ondernemend, positief ingesteld persoon. Je vindt het fijn om resultaten te behalen;
• Je werkt gestructureerd, zorgvuldig en houdt overzicht. Als zaken niet soepel verlopen, trek je tijdig aan de bel en spreek je mensen aan op gemaakte afspraken. Zo zorg je ervoor dat het werk door kan gaan en houdt de vaart erin.

Beoordelingssystematiek
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen.
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen/knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd.
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 5 kalenderdagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 14 september 2022 van 14:00 uur tot 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 12 september 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de inhuuropdracht.

Overige informatie

1. De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
2. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
3. Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
   • U dient te beschikken over een G-rekening, 25% wordt er gestort op deze rekening.
4. We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Gooise Meren komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer én werk-werkverkeer is.
5. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
6. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 6 september 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 7 september 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

• Er is sprake van een project. Wat is de structuur rondom en van het project? Nadere uitwerking: is de governance ingericht?

De fusie Archiefdiensten is nadrukkelijk een project met een structuur. Er is een stuurgroep bestaande uit de wethouders van Hilversum en Gooise Meren. Er is een projectgroep, bestaande uit managers Hilversum en Gooise Meren, projectleiding door Hilversum en Gooise Meren en de archivaris. Daarnaast zijn er  diverse werkgroepen: juridisch, financieel en over personele zaken.

• Zijn er rollen, taken, verantwoordelijkheden en uren van nodige professionals voor het project bepaald en vrijgemaakt?

Taken en rollen: zie boven. De uren van de projectgroep en de werkgroepen vallen binnen de taken van de deelnemende leden , zonder dat dit formeel is vastgelegd in termen van aantal uren.  

• Is bepaald op welke wijze andere gemeenten (die nu deelnemen in één van de twee gemeenschappelijke regelingen) dan Gooise Meren en Hilversum betrokken zijn?

Zij hebben ingestemd met de rol van Gooise Meren en Hilversum als de gemeenten die komen met voorstellen en zijn geïnformeerd over de plannen en kosten.

• De voorbereidingen op het project lopen, volgens berichten uit media en informatie uit diverse college- en raadsverslagen, al een tijd. Zijn de uitkomsten van de raadsbijeenkomst van juni 2022 bekend; en wat is de invloed op de beoogde planning (1/1/2023) en in de opdracht genoemde deadlines daarvan?

Het project is medio 2016 gestart; het  is in 2018 niet tot een besluit gekomen en is in 2019 opnieuw opgepakt. In 2023 wordt het definitieve besluit gepland en gekoppeld aan implementatieplan, waar met name de gezochte projectleider aan de slag moet gaat. De projectleider kan beschikken over de capaciteit van de projectgroep en stuurgroepen. Er is recentelijk een planning van activiteiten gemaakt.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 9 september 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Deze uitvraag betreft een specialistische functie onder normale omstandigheden, waardoor er is gekozen voor een reactietermijn van 10 kalenderdagen.