Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
Als directeur bedrijfsvoering vorm je met de gemeentesecretaris de tweehoofdige directie van gemeente De Bilt. Samen met het managementteam, bestaande uit directie, drie strategisch managers en onze concerncontroller bepaal je de koers voor de ambtelijke organisatie. Op basis van onze kernwaarden Betrouwbaar, Inventief, Laagdrempelig en Duidelijk (BILD) vertaal je de opgaven waar onze gemeente voor staat en de dienstverlening waar onze inwoners en ondernemers op mogen vertrouwen naar wat dat betekent voor de interne organisatie.

We werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht.

Wat ga je doen?

Als directeur bedrijfsvoering leg je de verbinding tussen de inhoudelijke opgave en de bedrijfsvoering van onze organisatie, en je ondersteunt de organisatie bij het verder implementeren van integraal werken. Je zorgt hierbij voor verbinding tussen je opgave, het bestuur en de samenleving. 

Kortom, je vervult de rol van ambtelijk opdrachtgever bedrijfsvoering. Hierin zoek je balans tussen sturing, ruimte geven, inspireren en beheersing.

Jouw passie is om een kwalitatief goede bedrijfsvoering neer te zetten. Je vormt een hecht duo met de gemeentesecretaris. Jullie vullen en voelen elkaar heel goed aan.

We zoeken iemand die rust, structuur, consistentie, en continuïteit brengt in de interne organisatie. Je kunt de scherpe kanten van ontwikkelingen en situaties halen en overziet de integraliteit van alle bedrijfsvoeringstaken. Daarnaast weet je natuurlijk hoe de hazen lopen in een politieke organisatie.

Samen met het MT en alle collega’s zet je de resultaten neer die de inwoners en ondernemers van De Bilt nodig hebben. Daarbij houd je altijd het brede organisatiebelang en de langere termijn in het oog.

Voor het college en de gemeentesecretaris ben je een belangrijk adviseur en sparringpartner. Je weet het spel als loco-secretaris te spelen met de politiek en staat voor je medewerkers. Je ondersteunt de zelforganiserende teams in hun opdrachtnemerschap, door je rol als opdrachtgever helder en stevig invulling te geven. Dat betekent dat je sturing en focus kunt aanbrengen en tegelijk in staat bent om het lerend vermogen van de teams te stimuleren en de teams ruimte te geven. Je weet mensen mee te nemen naar de door jou geplaatste stip op de horizon. Je helpt vanuit je strategische visie keuzes te maken in de dagelijkse praktijk en duidelijke richting te bepalen voor de ondersteunende teams.

 De bedrijfsvoeringsagenda

Er gebeurt op dit moment veel in onze organisatie. Om goed aan te blijven sluiten bij de veranderende opgaven uit de omgeving is het van belang dat we als organisatie werken als een geoliede machine die flexibel in kan spelen op actuele ontwikkelingen, zonder daarbij de focus op de langetermijndoelen uit het oog te verliezen. Dit vraagt veel van onze interne processen en de manier waarop we deze met elkaar vormgeven. Opgaven in de interne en externe dienstverlening liggen onder andere op het gebied van informatiemanagement en informatieveiligheid, financiële huishouding, communicatie, strategisch personeelsbeleid, digitalisering van de dienstverlening en gemeentelijke huisvesting. De afgelopen jaren zijn hier flinke stappen in gezet; tegelijkertijd vraagt dit de komende jaren nog veel van de organisatie. Hier sturing aan geven en resultaten in boeken, dat wordt jouw verantwoordelijkheid.

Je bent dan ook opdrachtgever voor de het project CBR (cyclisch, betrouwbaar en rechtmatig). Middels dit project brengen we de organisatie en onze processen op orde en verbeteren zo de betrouwbaarheid van onze informatievoorziening en dienstverlening. Daarbij hoort het optekenen en vastleggen van onze processen. De processen moeten duidelijk en betrouwbaar zijn. En wat we doen moet aantoonbaar rechtmatig zijn.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bedrijfsvoerder bij een gemeente;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als gemeentesecretaris of directeur binnen een gemeentelijke instelling; (30 punten)
4. Aantoonbare werkervaring in het verbeteren van bedrijfsvoeringsprocessen op MT niveau (omschrijf dit duidelijk in het cv); (25 punten)
5. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende van teams; (25 punten)
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op concernniveau (omschrijf duidelijk in het cv). (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Academisch werk- en denkniveau
• Vlieguren op concernniveau in een gemeentelijke organisatie.
• Meerdere jaren werkervaring op het terrein van bedrijfsvoering. Je hebt een moderne visie op gemeentelijke bedrijfsvoering en informatiemanagement.
• Humor, relativeringsvermogen en ben je in staat rust en vertrouwen te creëren in een turbulente omgeving.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 15. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
[Geef aantal in te huren professionals aan voor deze opdracht]

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  nee

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 12 juli 2024, in de middag. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 11 juli 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).
  
  

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 4 juli 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 5 juli 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: Ik heb een 100% match kandidaat maar die is pas per 1/9 [ivm vakantie] ft inzetbaar Zal de klant dit een bezwaar vinden? 
Antwoord: Graag vermelden bij de inschrijving, dan nemen we het wel mee.

Vraag: Ik zie dat de huidige gemeentesecretaris van De Bilt per 15 augustus a.s. bij gemeente Houten de gemeentesecretaris wordt. - Is er voor gemeente De Bilt reeds een nieuwe gemeentesecretaris in beeld? 
Antwoord: Ja de huidige directeur bedrijfsvoering wordt de waarnemend gemeente secretaris. Daarom deze inhuuropdracht.

Vraag: En wat betekent de komst maar vooral het op korte termijn uitblijven van een nieuwe (interim?) gemeentesecretaris voor deze opdracht? 
Antwoord: Zie bovenstaande.

Vraag: Welk effect heeft het vertrek van de gemeentesecretaris op de inhoud van de opdracht?
Antwoord: Zie bovenstaande. 

Vraag: Is de functie van directeur bedrijfsvoering momenteel ingevuld? Zal er sprake zijn van een warme overdracht? Aangezien de gemeentesecretaris per 15 augustus elders aan de slag gaat, en deze opdracht als aanvangsdatum 1 augustus heeft, is het dan zinvol om te reageren met een kandidaat die niet eerder dan per 1 september o.b.v. ingroeien in aantal uren per week beschikbaar is, en pas per 1 oktober a.s. fulltime beschikbaar? 
Antwoord: Zie bovenstaande

Vraag: Kan deze 36 uur verdeeld worden over een duo?
Antwoord: Nee

Vraag: Wat is de reden dat de rol in eerste instantie maar voor 5 maanden open staat? met optie tot verlenging maar 5 maanden. In zo'n periode kun je niet heel veel bereiken om een organisatie mee te krijgen
Antwoord: Deze rol is in principe voor de waarneming van Directeur bedrijfsvoering die tijdelijk op die functie zit. Ze komt in principe weer terug.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 10 juli 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.