We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.
We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.
Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.
Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Opdracht
Als (junior) Inkoopadviseur kom je te werken bij het team Juridische zaken, Inkoop en Subsidies (JIS) van de afdeling Interne advisering (IA).

Als onderdeel van de afdeling Interne advisering voorziet JIS de gemeentelijke organisatie van integrale advisering op tactisch en strategisch niveau en draagt zo bij aan het behalen van de organisatie brede doelstellingen. Als adviseur van het team JIS denk je mee over hoe we als organisatie mee kunnen bewegen met nieuwe ontwikkelingen en vraagstukken die vanuit de samenleving op ons afkomen. Dit betekent dat je de regels moet kunnen vertalen naar de bedoeling die er door het rijk of de gemeenteraad aan is gegeven: flexibel daar waar het kan en rechtlijnig daar waar het moet.

Taken en werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd tijdens de opdracht:

1. Zelfstandig uitvoeren van verschillende (meervoudig) onderhandse Aanbestedingen van werken, diensten en leveringen met betrekking tot beheer en onderhoud van gebouwen, installaties en gemeentelijke infrastructuur,
2. Ondersteunen van de senior inkoop adviseur bij Europese aanbestedingen van werken, diensten en leveringen die in het algemeen politiek gevoelig zijn.
3. Administratief ondersteunen van het multidisciplinair inkoopprojectteam, afhankelijk van de aard en omvang van het project.
4. Opstellen en uitwerken van relevante aanbestedingsdocumenten, zoals o.a. programma van eisen en gunningcriteria, nota van inlichtingen etc.
5. Ondersteuning van het gehele inkoopproces, waaronder ondersteuning bij de beantwoording van leveranciersvragen d.m.v. de nota van inlichtingen, de beoordeling van de offertes en gunning.
6. Ondersteuning bij de bewaking van de voortgang, planning en beslismomenten en het signaleren van knelpunten;
7. Na afronding van de aanbesteding, zorg dragen voor een gedegen overdracht aan de contractmanager en vastlegging van alle relevante stukken in ons zaaksysteem.

Vereisten/ knock-outcriteria (te beoordelen door Flextender)
1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbaar in bezit van NEVI 1 of (benoem dit duidelijk in het cv.);
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 3 jaar met het begeleiden van Meervoudig onderhandse en/of eenvoudige Europese Aanbestedingen (benoem dit duidelijk in het cv.).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Beschikbaarheid uiterlijk per 1 augustus 2024 (10 punten);
5. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo niveau in een technische, bedrijfseconomische en/ of juridische richting (15 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen bij marktconsultatie, opstellen inkoopstrategie, beantwoording van leveranciersvragen d.m.v. de nota van inlichtingen, de beoordeling van de offertes en gunning én opstellen van het contract als onderdeel van een Europese aanbestedingsprocedure (benoem dit duidelijk in het cv.) (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het begeleiden van onderhandse aanbestedingen van infrastructurele werken, blijkend uit minimaal 1 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv.) (35 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Affiniteit met inkoop en aanbestedingen van infrastructurele werken;
• Proactieve mindset en grote mate van zelfstandigheid;
• Overtuigingskracht;
• Sterk in plannen / organiseren;
• Goede mondeling en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Professioneel en representatief.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland tussen donderdag 11 juli 2024 en woensdag 17 juli 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 10 juli 2024, in de middag bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 5 juli 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 8 juli 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 10 juli 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.