Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Hieronder vind je een opsomming van de belangrijkste werkzaamheden die tot deze functie behoren.
- Inhoudelijk aansturen van het cluster soft service (18 medewerkers)
- Treedt op als vraagbaak en klankbord vanuit senioriteit voor de medewerkers binnen het betreffende vakgebied
- Je levert een grote bijdrage aan de teamontwikkeling, waarbij vertrouwen het sleutelwoord is in het veranderingstraject
- Binnen de teamontwikkeling lever je je bijdrage om één gezamenlijk toekomstbeeld te creëren en het facilitair team als zodanig te versterken
- Je draagt zorg voor het aanbrengen van structuur in processen. De inrichting daarvan is efficiënt en doelmatig dragen bij aan de facilitaire beleidsdoelstellingen (o.a. klanttevredenheid)
- Je draagt bij aan organisatiedoelen op tactisch niveau en denkt mee op strategisch niveau en vertaalt deze naar concrete resultaten en -doelstellingen voor het cluster
- Je vertaalt concrete teamresultaten en -doelstellingen naar projecten en fungeert hierin als opdrachtgever naar medewerkers en participeert waar nodig zelf in projecten
- Je draagt zorg voor inzicht in (financiële en personele) ontwikkelingen voor de middellange termijn en adviseert de manager hierin ten behoeve van (strategische) ontwikkelingen voor het cluster
- Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van contractuele afspraken van facilitaire contracten en je zet in op het behalen van strategische (organisatie)doelen

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende van een facilitaire team/afdeling;
2. Een afgeronde opleiding minimaal hbo bachelor niveau;
3. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van verandertrajecten (noem hiervan minimaal 1 concreet voorbeeld).

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Een afgeronde opleiding minimaal hbo bachelor niveau in de richting van facilitymanagement (10 punten);
5. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende van een facilitair team/afdeling (40  punten);
6. Aantoonbare werkervaring in afgelopen 8 jaar met het uitvoeren van verandertrajecten (geef een duidelijk uitleg voer de gedane stappen en motiveer deze acties/stappen (30 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als teamleider/manager in de afgelopen 5 jaar facilitair van een overheidsinstelling (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
- Je hebt aantoonbaar ervaring met verandermanagement;
- Je bent communicatief vaardig (schriftelijk en mondeling).

Competenties

Wij zoeken een Facilitair Coördinator voor het cluster softservices die beschikt over uitstekende communicatieve en probleemoplossende vaardigheden. Met een klantgerichte instelling en flexibiliteit werk je graag samen in een team. Je voelt je verantwoordelijk voor het behalen van resultaten en hebt een proactieve werkhouding. Met overtuigingskracht en enthousiasme weet je anderen te inspireren en te motiveren. Je bent organisatiesensitief en kunt goed omgaan met verschillende belangen.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in week 34. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie
- De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen;
- Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding;
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 6 augustus 2024, 9.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 7 augustus 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

• Wat is de uiterste startdatum voor deze opdracht? (liefst z.s.m.; uiterlijk 1-10)

• Hoe wordt het hybride werken in de praktijk ingevuld bij de Provincie Utrecht? Voor deze rol is minimaal 3 dagen per week op kantoor vereist, meer indien het werk erom vraagt En is er een mogelijkheid voor de kandidaat ten tijden van de opdracht om te parkeren op het terrein van de Provincie? ja

• In de omschrijving wordt aangegeven dat er iemand nodig is met ervaring met verandertrajecten. Wat is de specifieke behoefte die de Provincie Utrecht hierin heeft? Wat is de huidige situatie? En welke projecten zijn er die dienen opgepakt te worden? (bijvoorbeeld aanbesteding FMIS, servicekosten huurders, 1 loket voor dienstverlening) En zijn er al specifiek projecten benoemt waarin de Facilitair Coördinator zelf participeert?  (zie vorige vraag). Ligt de nadruk in deze rol verder op vooral het verbeteren van de processen binnen organisatie of juist meer op de ontwikkeling van het team van 18 medewerkers? Echt op beiden; procesverbetering is van belang evenals het teamontwikkelingstraject

• Ik ben benieuwd wat de positie van de Facilitair Coördinator is binnen de provincie en aan wie deze persoon rapporteert? Lid van het MT facilitair en rapport aan manager facilitair. Tevens ben ik benieuwd wat de reden is dat deze aanvraag is uitgezet? Huidige coördinator heeft andere functie En wat de verwachting is dat na een jaar er nog verlening volgt weet ik niet

• Hoeveel kandidaten mag ik aanbieden op deze opdracht?  En is het een probleem als mijn kandidaat in week 34 alleen digitaal op gesprek kan komen i.v.m. vakantie? Nee, dat kan

• Wij hebben een kandidaat die perfect aansluit op de inhoud van deze opdracht en nagenoeg alle eisen en wensen. Het enige obstakel is dat de kandidaat geen afgeronde HBO opleiding heeft. Wel heeft hij door werkervaring aantoonbaar HBO werk- en denkniveau en certificaten als Lean Six Sigma Yellow Belt, Agile Projectmanagement en Scrummaster (PSM1) gehaald. Staat u er voor open om de opleidingseis aan te passen naar HBO werk- en denkniveau, zodat deze kandidaat met 1-op-1 inhoudelijke match op de opdracht, aangeboden kan worden? Ja, dat kan

• Wij hebben een kandidaat die ontzettend enthousiast is over deze opdracht, maar niet voldoet aan de knock-out eis van 5 jaar ervaring als leidinggevende. Als er geen facilitaire leidinggevende ervaring is dan is dat niet mogelijk (3 jaar of meer afhankelijk van wat iemand heeft gedaan, Is er ruimte in het softservices team voor iemand die de coordinator kan ondersteunen? De kandidaat heeft veel ervaring in teamontwikkeling, en daarnaast ook ervaring in strategieformulering, verandermanagement en projectmanagement (PMO). Als tarief hiervoor het enige bezwaar zou zijn kunnen we met elkaar in gesprek, daar kunnen we wel een oplossing voor vinden.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 12 augustus 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.